单机版档案系统软件适合档案员只有一两人的小型档案室使用；只能在一台机器上运行。
它自带数据库，大大减少了客户的投资成本；单机版档案软件简单、易用、方便、快捷；能大大提供工作效率。
单机版档案系统软件又分标准版和高级版两个版本；后者对原文件图像处理功能大大增加并且增加了回收站的功能。
功能与特点
文档一体化
科怡单机版档案系统软件将文件管理和档案管理集中纳入本系统集中管理，真正实现“文档一体化”。
① 文件管理 用户只需将文件的收、发文信息著录入(亦可接收OA数据)到档案管理系统中，不仅可将文件的收、发及传阅等信息通过档案软件系统进行管理及查询利用，还可直接打印将收发文登记簿，方便文件的管理。
② 档案管理 科怡单机版档案系统软件能够将文件管理中的信息，通过“文件归档”功能直接转入到档案管理系统中，档案部门不需重复著录相同信息，便可直接加以利用。真正实现“一次登记、无限次利用”的管理模式。
著录标引
科怡单机版档案系统软件快捷准确地登记各类文件、档案信息，主题词自动标引。用户可自由定制数据录入界面，实行人性化操作。
原文管理
科怡单机版档案系统软件可以直接将纸质文件转存为电子文件进行管理，可对文、图、音、形多种形式的电子文件进行加密存储。
科怡单机版档案系统软件为原文专门设置用户权限，确保核心数据安全。原文数据可备份至大容量硬盘、磁带机及光盘塔等外部存储设备上，并可方便恢复。
整理编目
科怡单机版档案系统软件对各行业的不同门类、不同载体的档案都能够进行科学有效地管理，实现档案的综合利用。
自动组卷
科怡单机版档案系统软件既可遵循国家标准（支持传统与简化两种方式）进行自动组卷，也可根据用户自定义的组卷条件，对其特有的业务档案进行组卷，系统将自动生成档案管理所需的案卷号、件号、起止号等各种档案信息。
档案管理
科怡单机版档案系统软件对登记后需要重新整理的案卷，采用可视化方式进行案卷的分拆、合并、剔除、排序等调整；亦可根据档案校验功能，对已有的案卷号、件号等序号进行自主修改，自动校验重号、错号、空号。
报表定义
科怡单机版档案系统软件用户可以灵活方便地定义、修改和打印符合档案工作相关标准的案卷目录、卷内目录、案卷封面以及备考表等，并可实现对报表格式的自由定义。
检索查询
科怡单机版档案系统软件为用户提供高速检索功能。允许用户定义多种查询条件进行组合检索。档案软件系统能够自动对用户常用检索组合进行保存，以方便随时查看定义的检索条件及结果。系统专门提供进阶检索方式，实现在检索结果里面再检索。
统计分析
科怡单机版档案系统软件能够根据用户自定义的条件统计出相关数据，其统计结果支持打印、转存等多种输出方式。
档案保管
科怡单机版档案系统软件现已实现对档案保管的条件控制，建立档案位置索引，严格控制档案实体存放位置与环境。
系统维护
科怡单机版档案系统软件包括用户管理、实体分类、制作目录、数据备份、参数设置等功能。
科怡单机版档案系统软件能够设定操作系统级、数据库级和应用级三个不同级别的操作权限，确保信息安全可靠。
